Et forhåndsdialogmøde er et møde mellem bygherren og kommunens bygge- og planafdeling, holdt før ansøgningen sendes, hvor kommunen vejleder om regler, plangrundlag og proces uden at træffe afgørelse. Viborg Kommune skriver det direkte: et forhåndsdialogmøde er "en mulighed for at få vejledning, men ikke konkret sagsbehandling, bindende forhåndstilkendegivelser eller byggetilladelse". Værdien ligger derfor ikke i at få et ja, men i at få stillet de rigtige spørgsmål og få svarene på skrift, før I bruger penge på projektering eller binder jer til en grund.
To kommuner, to måder at gøre det på
Københavns Kommune tilbyder forhåndsdialoger om blandt andet "Nyt eller eksisterende erhvervs- og etagebyggeri, Anvendelsesændringer, Arrangementer, Matrikelsager". Ved booking skal I sende fuldmagt fra ejendommens ejer, projektbeskrivelse, "Dagsorden med konkrete spørgsmål" og relevant tegningsmateriale, herunder situationsplan, plantegninger og facadetegninger. Kommunen skriver samtidig, hvad mødet ikke er: det er "ikke en mulighed for at få os til at granske hele dit projekt". Mødet varer som udgangspunkt 30 minutter.
Kolding Kommune går den anden vej og opsøger erhvervssagerne aktivt: "Vi opfordrer især ansøgere på erhvervsbyggeri til at gøre brug af muligheden for at få en forhåndsdialog inden ansøgning om byggetilladelse indgives." Formålet beskrives som at "afklare omfanget af byggesagen, og få vejledning og overblik over forhold til anden lovgivning". I skriver en mail med "Anmodning om forhåndsdialog" i emnefeltet og bliver kontaktet af en byggesagsbehandler inden for en uge. Kolding oplyser samtidig, at forhåndsdialogen regnes med i byggesagsgebyret.
Det sidste er værd at bemærke. Efter bygningsreglementets § 39 kan kommunalbestyrelsen opkræve gebyr efter tidsforbrug eller som et fast gebyr, og kommunen fastsætter selv sin timepris. Om jeres møde er gratis, afhænger altså af kommunen. Spørg om det, når I booker.
Hvad I skal have med
- Fuldmagt fra ejeren, hvis I endnu ikke ejer grunden.
- Projektbeskrivelse: funktion, bruttoetageareal, højde til kip, antal ansatte, køretøjstyper, driftstid og udendørs oplag.
- Situationsplan med skel, byggefelt, adgangsvej og manøvreareal.
- Facader og snit med målsatte højder.
- En nummereret dagsorden med de spørgsmål, I vil have svar på.
- Jeres egen læsning af lokalplanen med de bestemmelser, I selv tror bliver problemet, jf. dispensation fra lokalplanen.
Kommer I uden materiale, får I et generelt svar. Kommer I med en tegning og fem nummererede spørgsmål, får I fem svar.
Spørgsmål, der giver brugbare svar
| Spørgsmål der ikke virker | Spørgsmål der virker |
|---|---|
| Kan vi bygge her? | Lokalplanens § 7.2 sætter maks. 8,5 m. Vores hal er 11,5 m til kip. Er det efter jeres vurdering inden for planens principper, eller kræver det en ny lokalplan? |
| Er I positive over for projektet? | Hvilke oplysninger mangler I typisk i ansøgninger som denne, og hvad forlænger sagsbehandlingen mest hos jer? |
| Hvor lang tid tager det? | Hvilke tilladelser ud over byggetilladelsen skal vi have (vejadgang, § 8-tilladelse, udledningstilladelse, VVM-screening), og behandles de sideløbende eller efter hinanden? |
| Er der noget, vi skal være opmærksomme på? | Er der udpegninger i kommuneplanen for netop denne matrikel, vi bør kende, for eksempel støjkonsekvenszone, lavbundsareal eller rækkefølgebestemmelser? |
| Kan vi få dispensation? | Hvis vi søger dispensation, hvem orienteres så, og hvornår i jeres kalender ligger de 2 uger? |
Forskellen er, at højre kolonne kan besvares af en sagsbehandler uden at foregribe en afgørelse. Venstre kolonne kan den ikke.
Hvad kommunen ikke må love
Kommunen kan ikke give jer et bindende ja på et møde, og det er ikke uvilje. Det er kompetencereglerne.
En dispensation fra en lokalplan kan først meddeles, når der er gået 2 uger efter skriftlig naboorientering, jf. planlovens § 20, stk. 1. Et tilsagn før den frist ville foregribe en høring, der endnu ikke er holdt. Videregående afvigelser end dispensation kan kun ske ved en ny lokalplan, jf. § 19, stk. 2. Og en ny lokalplan bliver til gennem offentliggørelse, høring og endelig vedtagelse i kommunalbestyrelsen, jf. §§ 24 og 27. Selv en udbygningsaftale, hvor grundejeren betaler for infrastruktur, skal først vedtages samtidig med lokalplanens endelige vedtagelse, jf. § 21 b, stk. 5. Reglerne står i planloven, lovbekendtgørelse nr. 572 af 29. maj 2024.
Folketingets Ombudsmand har den 13. marts 2023 (FOB 2023-5) understreget, at myndigheders vejledning ikke må kunne opfattes som afgørelser eller bindende tilsagn, og at vejledning kun bør fremstå som dét, den er. Et positivt svar på et forhåndsdialogmøde er altså en faglig vurdering fra den, der senere skal behandle sagen. Det er værdifuldt, og det er ikke en tilladelse.
Få svarene på skrift
Roskilde Kommune formulerer forskellen tydeligt: "der ikke bliver truffet afgørelse vedr. dit byggeprojekt i en forhåndsdialog. Der bliver givet vejledning", og ansøgeren modtager "et kort mødenotat fra sagsbehandleren".
Vent ikke på notatet. Send jeres eget referat samme dag med de nummererede spørgsmål og de svar, I hørte, og bed om en rettelse, hvis noget er gengivet forkert. Skriv navn på sagsbehandleren og dato. Når projektet et halvt år senere skal prissættes eller finansieres, er det referatet, I har.
Hvad det betyder for valget af grund
Brug forhåndsdialogen som et udvælgelsesværktøj, ikke som en sidste formalitet på den grund, I allerede har valgt.
Har I to eller tre kandidatgrunde, så stil de samme fem spørgsmål om hver af dem. Svarene adskiller grundene hurtigere end prisen pr. kvadratmeter gør, fordi de viser, hvor mange myndighedsbeslutninger der ligger mellem jer og en færdig hal. En grund, hvor svaret er "det ligger inden for lokalplanen", og en grund, hvor svaret er "det kræver et kommuneplantillæg", er ikke sammenlignelige, uanset hvad de koster.
Læg mødet, før købsaftalen bliver bindende, og skriv resultatet ind i aftalen som forbehold, jf. betinget købsaftale med forbehold. Og hold øje med, at sagsbehandlingstiden på byggetilladelser varierer kraftigt mellem kommuner, jf. sagsbehandlingstid på byggetilladelser.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad koster en forhåndsdialog med kommunen?
Det varierer fra kommune til kommune. Kolding Kommune oplyser, at forhåndsdialogen regnes med i byggesagsgebyret. Efter bygningsreglementets § 39 kan kommunalbestyrelsen opkræve gebyr for byggesagsbehandling efter tidsforbrug eller som et fast gebyr, og kommunen fastsætter selv sin timepris. Spørg om gebyret, når I booker mødet.
Er kommunens svar i en forhåndsdialog bindende?
Nej. Viborg Kommune skriver, at et forhåndsdialogmøde er en mulighed for vejledning, "men ikke konkret sagsbehandling, bindende forhåndstilkendegivelser eller byggetilladelse". Folketingets Ombudsmand har i 2023 understreget, at myndigheders vejledning ikke må kunne opfattes som afgørelser eller bindende tilsagn.
Hvad skal man medbringe til et forhåndsdialogmøde om erhvervsbyggeri?
Københavns Kommune kræver ved booking fuldmagt fra ejendommens ejer, projektbeskrivelse, dagsorden med konkrete spørgsmål samt tegningsmateriale som situationsplan, plantegninger og facadetegninger. Tag desuden jeres egen læsning af lokalplanen med, så mødet handler om de bestemmelser, der reelt er i spil.
Denne artikel er generel information og ikke juridisk rådgivning.
Kilder
- Københavns Kommune, Forhåndsdialog i byggesager: hvilke sagstyper der tilbydes forhåndsdialog (herunder nyt eller eksisterende erhvervs- og etagebyggeri, anvendelsesændringer og matrikelsager), krav om fuldmagt, projektbeskrivelse, dagsorden med konkrete spørgsmål og tegningsmateriale, mødets varighed på 30 minutter, og at dialogen ikke er en gennemgang af hele projektet: https://www.kk.dk/erhverv/byggeri-og-miljoe/fra-byggeri-til-ibrugtagning/hjaelp-til-stoerre-byggeprojekter/forhaandsdialog-i-byggesager
- Kolding Kommune, Erhvervsbyggeri: opfordring til ansøgere på erhvervsbyggeri om forhåndsdialog inden ansøgning, formålet med dialogen, anmodning pr. mail og kontakt inden for en uge, og at forhåndsdialogen regnes med i byggesagsgebyret: https://www.kolding.dk/erhverv/byggeri-og-ejendom/erhvervsbyggeri
- Viborg Kommune, Forhåndsdialog: at mødet er vejledning, men ikke konkret sagsbehandling, bindende forhåndstilkendegivelser eller byggetilladelse: https://viborg.dk/borger/byggeri-og-bolig/byg-nyt-eller-byg-om/naar-du-vil-bygge/forhaandsdialog-kom-godt-fra-start-med-dit-byggeri/
- Roskilde Kommune, Forhåndsdialog ved opstart af byggeri: at der ikke træffes afgørelse i en forhåndsdialog, at der gives vejledning, og at ansøgeren får et kort mødenotat: https://www.roskilde.dk/da-dk/service-og-selvbetjening/borger/bolig-og-byggeri/byggeri/forhandsdialog-ved-opstart-af-byggeri/
- Bekendtgørelse af lov om planlægning (planloven), LBK nr. 572 af 29. maj 2024: § 19, stk. 2 (videregående afvigelser kræver ny lokalplan), § 20, stk. 1 (2 ugers naboorientering før dispensation), §§ 24 og 27 (offentliggørelse, høring og endelig vedtagelse), § 21 b, stk. 5 (udbygningsaftale vedtages samtidig med lokalplanens endelige vedtagelse): https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2024/572
- Folketingets Ombudsmand, 13. marts 2023, FOB 2023-5: myndigheders vejledning må ikke kunne opfattes som afgørelser eller bindende tilsagn: https://www.ombudsmanden.dk/find-viden/nyheder/2023/vejledning_maa_ikke_kunne_opfattes
- Bygningsreglement 2018 (BR18), § 39 om byggesagsgebyr og vejledningen om principper for timeprisen: gebyr kan opkræves efter tidsforbrug eller som fast gebyr, og kommunen fastsætter selv sin timepris: https://www.bygningsreglementet.dk/Administrative-bestemmelser/BRV/Gebyr/Principper-timerpris